Il Ruolo dei Notai nelle Procedure di Successione Giapponesi – Guida per i Professionisti Internazionali delle Successioni

Introduzione

Quando gestiscono procedure di successione in Giappone, i professionisti internazionali delle successioni hanno spesso domande sul ruolo dei “notai pubblici” (koshonin).

Nei paesi occidentali, i notai svolgono spesso ruoli importanti nelle procedure di successione, tra cui l’autenticazione dei testamenti, la creazione di inventari successori e la supervisione della distribuzione dei beni agli eredi. Tuttavia, il sistema notarile del Giappone differisce in modo significativo dai sistemi occidentali.

Punto più importante: Nelle procedure di successione giapponesi, il coinvolgimento del notaio non è mai legalmente richiesto ed è interamente facoltativo.

Questo articolo spiega il ruolo effettivo dei notai nelle procedure di successione giapponesi e i punti importanti che i professionisti internazionali delle successioni dovrebbero comprendere.

Basi del Sistema Notarile Giapponese

Cos’è un Koshonin (Notaio Pubblico)?

I notai giapponesi sono funzionari pubblici nominati dal Ministro della Giustizia ai sensi della Legge sul Notariato. Il loro ruolo principale è creare atti notarili (koseishoho) riguardanti atti legali tra privati e altri fatti, e fornire autenticazione per documenti privati e statuti.

Doveri principali dei notai:

• Creazione di atti notarili
• Autenticazione di documenti privati
• Autenticazione di statuti
• Apposizione di data certa

Punto importante: A differenza dei notai occidentali, i notai giapponesi non hanno l’autorità di gestire o supervisionare le procedure di successione stesse. Inoltre, il coinvolgimento del notaio non è mai legalmente richiesto nelle procedure di successione.

Uffici dei Notai Pubblici

I notai svolgono la loro attività presso gli uffici dei notai pubblici (kosho yakuba) in tutto il Giappone. Questi uffici sono stabiliti all’interno delle aree giurisdizionali degli Uffici Affari Legali e degli Uffici Affari Legali Distrettuali, con circa 300 uffici a livello nazionale.

Tipi di Testamenti in Giappone e Coinvolgimento del Notaio

Il Codice Civile giapponese riconosce i seguenti tre formati di testamento:

Testamento Olografo (Jihitsu Shosho Yuigon)

• Il testatore scrive l’intero testo, la data e il nome di proprio pugno e appone il sigillo
• Dal 13 gennaio 2019, l’inventario dei beni può essere creato al computer
• È richiesta l’omologazione (probate) del tribunale della famiglia (tranne quando viene utilizzato il sistema di custodia dell’Ufficio Affari Legali)
• I notai non hanno alcun coinvolgimento

Testamento Notarile (Koseishoho Yuigon)

• Il testatore trasmette oralmente l’intento del testamento al notaio, che lo registra per iscritto
• Richiede la presenza di 2 o più testimoni
• Nessuna omologazione del tribunale della famiglia richiesta
• Il notaio è coinvolto nella creazione del testamento

Testamento Segreto (Himitsu Shosho Yuigon)

• Può mantenere segreto il contenuto del testamento
• Sigillato davanti a un notaio pubblico e 2 o più testimoni
• Omologazione richiesta
• Raramente usato nella pratica
• Il notaio è coinvolto nella sigillatura (non nella creazione del contenuto)

Fatti importanti:

• Molte persone scelgono i testamenti olografi
• La maggior parte delle persone non crea affatto testamenti
• I testamenti notarili e i testamenti segreti sono semplicemente opzioni tra tre scelte
• Anche senza lasciare un testamento, le procedure di successione vengono completate tramite la successione legittima

Ruoli del Notaio nelle Procedure di Successione (Tutti Facoltativi)

1. Creazione di Testamenti Notarili (Completamente Facoltativo)

Una situazione in cui i notai possono essere coinvolti nella successione è la creazione di testamenti notarili. Tuttavia, questo non è legalmente richiesto ed è una scelta completamente facoltativa.

Procedura di creazione:

1. Il testatore visita l’ufficio del notaio (o il notaio effettua una visita a domicilio)
2. Presenza di 2 o più testimoni
3. Il testatore trasmette oralmente l’intento del testamento al notaio
4. Il notaio lo registra e lo legge al testatore e ai testimoni
5. Il testatore e i testimoni firmano e appongono i sigilli
6. Il notaio firma e appone il sigillo

Vantaggi dei testamenti notarili:

• Nessuna omologazione del tribunale della famiglia richiesta
• Rischio estremamente basso di invalidità dovuta a difetti formali
• L’originale è conservato presso l’ufficio del notaio, eliminando il rischio di perdita o alterazione
• Rimane la registrazione di conferma del notaio della capacità mentale del testatore

Costo: Varia in base all’importo del patrimonio, tipicamente da diverse decine di migliaia a oltre 100.000 yen.

Enfasi ripetuta: La creazione di testamenti notarili non è legalmente richiesta ed è una scelta completamente facoltativa. Anche i testamenti olografi sono validi e, anche senza lasciare un testamento, le procedure di successione vengono completate tramite la successione legittima.

2. Sigillatura di Testamenti Segreti (Completamente Facoltativo)

Per i testamenti segreti, il testatore sigilla il testamento che ha creato e lo fa sigillare davanti a un notaio e 2 o più testimoni. Il notaio certifica il fatto della sigillatura ma non è coinvolto nel contenuto del testamento.

In pratica, i testamenti segreti sono raramente utilizzati. Anche questo formato è una scelta completamente facoltativa.

3. Autenticazione Notarile degli Accordi di Divisione Ereditaria (Completamente Facoltativo)

Dopo che gli eredi hanno raggiunto un accordo di divisione ereditaria, possono far autenticare il documento di accordo di divisione ereditaria dal notaio. Tuttavia, questo è completamente facoltativo e non legalmente richiesto.

Significato dell’autenticazione:

• Verifica dell’identità dei creatori (firmatari)
• Chiarimento della data di creazione
• Garanzia dell’autenticità del documento

Nota importante: I notai non esaminano la legalità o l’adeguatezza del contenuto del documento. Certificano solo che le firme sono state apposte dalle persone stesse.

Posizione pratica: L’autenticazione notarile degli accordi di divisione ereditaria non è legalmente richiesta e non è necessariamente comune nella pratica. Le impronte dei sigilli registrati di tutti gli eredi più i certificati di registrazione del sigillo sono solitamente sufficienti. Accordi di divisione ereditaria validi possono essere creati senza autenticazione notarile.

4. Documenti Notarili Relativi all’Esecuzione del Testamento (Completamente Facoltativo)

Quando gli esecutori testamentari eseguono il contenuto del testamento, possono creare documenti notarili come i seguenti. Tuttavia, anche questi sono completamente facoltativi.

Inventario successorio notarile: Rendere l’inventario successorio preparato dall’esecutore testamentario un atto notarile può garantirne l’autenticità.

Certificato di completamento dell’esecuzione del testamento: Un documento notarile che certifica che l’esecutore testamentario ha completato l’esecuzione del testamento.

Posizione pratica: Anche la creazione di questi documenti notarili non è legalmente richiesta e sono spesso creati come documenti privati nella pratica. L’esecuzione del testamento è possibile senza il coinvolgimento del notaio.

5. Ruolo del Notaio nella Rinuncia all’Eredità (Nessun Coinvolgimento)

Importante: La rinuncia all’eredità richiede una petizione al tribunale della famiglia; i notai non hanno alcun coinvolgimento.

Mentre alcuni paesi occidentali hanno sistemi in cui le dichiarazioni di rinuncia sono fatte davanti ai notai, in Giappone la rinuncia all’eredità deve essere sempre fatta al tribunale della famiglia.

Procedure di Successione che Non Coinvolgono i Notai

I notai non hanno alcun coinvolgimento nelle seguenti procedure di successione. Queste procedure vengono completate senza notai.

1. Identificazione degli Eredi

Gli eredi sono identificati tramite le trascrizioni koseki. I notai non indagano né identificano gli eredi.

2. Conduzione delle Negoziazioni per la Divisione Ereditaria

Le negoziazioni per la divisione ereditaria tra gli eredi sono condotte solo dagli eredi. I notai non assistono né presiedono le negoziazioni.

3. Indagine e Gestione del Patrimonio

L’indagine e la gestione del patrimonio sono condotte dagli eredi o dagli esecutori testamentari. I notai non indagano né gestiscono la proprietà.

4. Esecuzione della Distribuzione del Patrimonio

L’effettiva esecuzione della distribuzione del patrimonio, come la chiusura/prelievo di conti bancari e il trasferimento di titoli immobiliari, è condotta dagli eredi. I notai non eseguono né supervisionano la distribuzione del patrimonio.

5. Dichiarazione dell’Imposta di Successione

La dichiarazione dell’imposta di successione è fatta dagli eredi alle autorità fiscali. I notai non hanno alcun coinvolgimento.

6. Registrazione della Successione Immobiliare

La registrazione della successione immobiliare viene effettuata presso gli Uffici Affari Legali. I notai non sono coinvolti nelle procedure di registrazione.

Confronto con i Sistemi Notarili Occidentali

Notai Occidentali (Specialmente Paesi di Civil Law)

Ruoli principali:

• Creazione e custodia del testamento
• Identificazione degli eredi
• Creazione dell’inventario successorio
• Supervisione della divisione ereditaria
• Gestione del patrimonio
• Supporto alla dichiarazione dell’imposta di successione

In molti paesi di civil law, i notai svolgono ruoli centrali in tutte le procedure di successione e il loro coinvolgimento è spesso legalmente richiesto.

Notai Giapponesi

Ruoli principali:

• Creazione di testamento notarile (una scelta facoltativa)
• Sigillatura di testamento segreto (facoltativo e raramente usato)
• Autenticazione di documenti (facoltativo)

I notai giapponesi non svolgono alcun ruolo legalmente richiesto nelle procedure di successione. Molte persone scelgono i testamenti olografi e la maggioranza non crea affatto testamenti. Il coinvolgimento del notaio nelle procedure di successione è interamente facoltativo.

Differenze Principali

Punti Pratici Importanti

1. Evitare Aspettative Eccessive verso i Notai

Quando i professionisti internazionali delle successioni gestiscono casi giapponesi, aspettarsi che “le procedure progrediscano richiedendo i notai” è errato. I notai giapponesi non svolgono alcun ruolo legalmente richiesto nelle procedure di successione. Anche quando si creano testamenti, i testamenti notarili e i testamenti segreti sono semplicemente scelte facoltative; molte persone scelgono i testamenti olografi e la maggioranza non crea affatto testamenti.

2. Coinvolgimento del Notaio nella Creazione del Testamento (Facoltativo)

Quando i defunti creano testamenti in Giappone durante la vita, i testamenti notarili sono un’opzione utile. Poiché l’omologazione non è necessaria e l’esecuzione immediata è possibile, le procedure di successione sono snellite. Tuttavia, questo non è legalmente richiesto; anche i testamenti olografi sono validi e, anche senza lasciare un testamento, le procedure di successione vengono completate tramite la successione legittima.

3. L’Autenticazione dell’Accordo di Divisione Ereditaria è Facoltativa

L’autenticazione notarile degli accordi di divisione ereditaria non è legalmente richiesta; i sigilli registrati e i certificati di registrazione del sigillo sono solitamente sufficienti. La richiesta di autenticazione notarile avviene solo quando si desidera una garanzia particolarmente forte dell’autenticità del documento. Accordi di divisione ereditaria validi possono essere creati senza autenticazione notarile.

4. Gli Eredi sono i Principali Protagonisti nelle Procedure di Successione

Le procedure di successione giapponesi sono fondamentalmente condotte con gli eredi stessi come protagonisti. I notai possono facoltativamente essere coinvolti in aspetti specifici ma non svolgono ruoli richiesti.

5. Selezione dei Professionisti

I professionisti praticamente importanti nelle procedure di successione giapponesi sono:

Avvocati (bengoshi): Rappresentanza per l’accordo di divisione ereditaria, risoluzione delle controversie ereditarie

Scrivani giudiziari (shiho shoshi): Registrazione della successione immobiliare, raccolta di koseki

Commercialisti fiscali (zeirishi): Dichiarazione dell’imposta di successione

Scrivani amministrativi (gyosei shoshi): Supporto alla preparazione del documento di accordo di divisione ereditaria, raccolta di koseki (limitata alle richieste degli eredi)

I notai hanno una posizione diversa da questi professionisti e il loro coinvolgimento è interamente facoltativo.

Punti Importanti per i Genealogisti Successori

1. I Notai Non Cercano gli Eredi

I notai giapponesi non indagano né cercano gli eredi. Quando la posizione degli eredi è sconosciuta, è necessaria una consulenza specialistica separata.

2. I Notai Non Gestiscono i Patrimoni

I notai non hanno l’autorità di gestire o preservare la proprietà ereditata. Quando sono necessari amministratori del patrimonio, è richiesta una petizione al tribunale della famiglia.

3. I Notai Non Gestiscono le Procedure di Successione

I notai non gestiscono procedure di successione specifiche come il prelievo di depositi bancari o il trasferimento di titoli immobiliari.

4. Vincoli Linguistici

Gli uffici notarili giapponesi rispondono fondamentalmente solo in giapponese. Creare atti notarili in lingue straniere richiede interpreti ed è spesso praticamente difficile.

5. Il Coinvolgimento del Notaio è Interamente Facoltativo

Nelle procedure di successione giapponesi, il coinvolgimento del notaio non è mai legalmente richiesto. La successione senza testamenti, la successione tramite testamenti olografi, la successione tramite accordi di divisione ereditaria senza autenticazione notarile: tutto è completamente valido.

Conclusione

Il ruolo dei notai nelle procedure di successione giapponesi è estremamente limitato rispetto ai paesi occidentali. Ancora più importante, nelle procedure di successione giapponesi, il coinvolgimento del notaio non è mai legalmente richiesto ed è interamente facoltativo.

I testamenti notarili e i testamenti segreti sono semplicemente opzioni tra tre formati di testamento. Molte persone scelgono i testamenti olografi e la maggioranza non crea affatto testamenti. Anche senza lasciare un testamento, le procedure di successione vengono completate tramite la successione legittima.

Anche l’autenticazione notarile degli accordi di divisione ereditaria è facoltativa; i sigilli registrati e i certificati di registrazione del sigillo sono sufficienti. Anche i documenti notarili relativi all’esecuzione del testamento sono facoltativi.

Le procedure di successione stesse sono fondamentalmente condotte con gli eredi come protagonisti. I notai non effettuano l’identificazione degli eredi, l’indagine/gestione del patrimonio, la supervisione della divisione ereditaria o l’esecuzione della distribuzione dei beni.

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Leggi di Riferimento:

• Legge sul Notariato (Notary Public Act)
• Codice Civile Parte 5 “Successione”
• Ordinanza sulle Tariffe dei Notai Pubblici