Le rôle des notaires dans les procédures de succession japonaises – Guide pour les professionnels internationaux de la succession

Introduction

Lors du traitement des procédures de succession au Japon, les professionnels internationaux de la succession ont souvent des questions sur le rôle des « notaires publics » (koshonin).

Dans les pays occidentaux, les notaires jouent souvent un rôle important dans les procédures de succession, notamment l’authentification des testaments, la création d’inventaires successoraux et la supervision de la distribution des actifs aux héritiers. Cependant, le système notarial du Japon diffère considérablement des systèmes occidentaux.

Point le plus important : Dans les procédures de succession japonaises, l’implication du notaire n’est jamais légalement requise et est entièrement facultative.

Cet article explique le rôle réel des notaires dans les procédures de succession japonaises et les points importants que les professionnels internationaux de la succession devraient comprendre.

Bases du système notarial du Japon

Qu’est-ce qu’un Koshonin (Notaire Public) ?

Les notaires japonais sont des fonctionnaires publics nommés par le ministre de la Justice en vertu de la loi sur le notariat. Leur rôle principal est de créer des actes notariés (koseishoho) concernant des actes juridiques entre particuliers et d’autres faits, et de fournir une authentification pour les documents privés et les statuts.

Principaux devoirs des notaires :

 
• Création d’actes notariés

 

• Authentification de documents privés

 

• Authentification des statuts

 

• Apposition de dates certifiées

Point important : Contrairement aux notaires occidentaux, les notaires japonais n’ont pas l’autorité de gérer ou de superviser les procédures de succession elles-mêmes. De plus, l’implication du notaire n’est jamais légalement requise dans les procédures de succession.

Bureaux de notaires publics

Les notaires exercent leurs activités dans des bureaux de notaires publics (kosho yakuba) à travers le Japon. Ces bureaux sont établis dans les zones de compétence des Bureaux des Affaires Juridiques et des Bureaux des Affaires Juridiques de District, avec environ 300 bureaux à l’échelle nationale.

Types de testaments au Japon et implication du notaire

Le Code civil japonais reconnaît les trois formats de testament suivants :

Testament olographe (Jihitsu Shosho Yuigon)

 
• Le testateur écrit le texte entier, la date et le nom de sa propre main et appose son sceau

 

• Depuis le 13 janvier 2019, l’inventaire des biens peut être créé par ordinateur

 

• L’homologation par le tribunal de la famille est requise (sauf lorsque le système de garde du Bureau des Affaires Juridiques est utilisé)

 

• Les notaires n’ont aucune implication quelle qu’elle soit

Testament notarié (Koseishoho Yuigon)

 
• Le testateur transmet oralement l’intention du testament au notaire, qui l’enregistre par écrit

 

• Requiert la présence de 2 témoins ou plus

 

• Aucune homologation par le tribunal de la famille n’est requise

 

• Le notaire est impliqué dans la création du testament

Testament secret (Himitsu Shosho Yuigon)

 
• Peut garder le contenu du testament secret

 

• Scellé devant un notaire public et 2 témoins ou plus

 

• Homologation requise

 

• Rarement utilisé en pratique

 

• Le notaire est impliqué dans le scellement (pas dans la création du contenu)

Faits importants :

 
• Beaucoup de gens choisissent les testaments olographes

 

• La majorité des gens ne créent pas de testament du tout

 

• Les testaments notariés et les testaments secrets sont simplement des options parmi trois choix

 

• Même sans laisser de testament, les procédures de succession sont complétées par la succession légale

Rôles des notaires dans les procédures de succession (Tous facultatifs)

1. Création de testaments notariés (Complètement facultatif)

Une situation où les notaires peuvent être impliqués dans la succession est la création de testaments notariés. Cependant, ceci n’est pas légalement requis et est un choix complètement facultatif.

Procédure de création :

 
1. Le testateur visite le bureau du notaire (ou le notaire fait une visite à domicile)

 

2. Présence de 2 témoins ou plus

 

3. Le testateur transmet oralement l’intention du testament au notaire

 

4. Le notaire l’enregistre et le lit au testateur et aux témoins

 

5. Le testateur et les témoins signent et apposent leurs sceaux

 

6. Le notaire signe et appose son sceau

Avantages des testaments notariés :

 
• Aucune homologation par le tribunal de la famille requise

 

• Risque extrêmement faible d’invalidité due à des défauts formels

 

• L’original est conservé au bureau du notaire, éliminant le risque de perte ou d’altération

 

• L’enregistrement de confirmation par le notaire de la capacité mentale du testateur demeure

Coût : Varie selon le montant de la succession, typiquement de plusieurs dizaines de milliers à plus de 100 000 yens.

Rappel insistant : La création de testaments notariés n’est pas légalement requise et est un choix complètement facultatif. Les testaments olographes sont également valides, et même sans laisser de testament, les procédures de succession sont complétées par la succession légale.

2. Scellement des testaments secrets (Complètement facultatif)

Pour les testaments secrets, le testateur scelle le testament qu’il a créé et le fait sceller devant un notaire et 2 témoins ou plus. Le notaire certifie le fait du scellement mais ne s’implique pas dans le contenu du testament.

En pratique, les testaments secrets sont rarement utilisés. Ce format est également un choix complètement facultatif.

3. Authentification notariée des accords de partage successoral (Complètement facultatif)

Une fois que les héritiers parviennent à un accord de partage successoral, ils peuvent faire authentifier le document d’accord de partage successoral par le notaire. Cependant, ceci est complètement facultatif et non légalement requis.

Importance de l’authentification :

 
• Vérification de l’identité des créateurs (signataires)

 

• Clarification de la date de création

 

• Assurance de l’authenticité du document

Note importante : Les notaires n’examinent pas la légalité ou la pertinence du contenu des documents. Ils certifient seulement que les signatures ont été faites par les personnes elles-mêmes.

Position pratique : L’authentification notariée des accords de partage successoral n’est pas légalement requise et n’est pas nécessairement courante en pratique. Les empreintes de sceaux enregistrés de tous les héritiers plus les certificats d’enregistrement de sceaux sont généralement suffisants. Des accords de partage successoral valides peuvent être créés sans authentification notariée.

4. Documents notariés liés à l’exécution du testament (Complètement facultatif)

Lorsque les exécuteurs testamentaires exécutent le contenu du testament, ils peuvent créer des documents notariés tels que les suivants. Cependant, ceux-ci sont également complètement facultatifs.

Inventaire successoral notarié : Rendre l’inventaire successoral préparé par l’exécuteur testamentaire sous forme d’acte notarié peut assurer son authenticité.

Certificat d’achèvement de l’exécution du testament : Un document notarié certifiant que l’exécuteur testamentaire a terminé l’exécution du testament.

Position pratique : La création de ces documents notariés n’est également pas légalement requise et ils sont souvent créés comme documents privés en pratique. L’exécution du testament est possible sans implication du notaire.

5. Rôle du notaire dans la renonciation à la succession (Aucune implication)

Important : La renonciation à la succession nécessite une pétition au tribunal de la famille ; les notaires n’ont aucune implication quelle qu’elle soit.

Bien que certains pays occidentaux aient des systèmes où les déclarations de renonciation sont faites devant notaire, au Japon, la renonciation à la succession doit toujours être faite au tribunal de la famille.

Procédures de succession n’impliquant pas les notaires

Les notaires n’ont aucune implication quelle qu’elle soit dans les procédures de succession suivantes. Ces procédures sont complétées sans notaires.

1. Identification des héritiers

Les héritiers sont identifiés par les transcriptions de koseki. Les notaires n’enquêtent pas et n’identifient pas les héritiers.

2. Conduite des négociations de partage successoral

Les négociations de partage successoral entre héritiers sont menées par les héritiers uniquement. Les notaires ne sont pas témoins et ne président pas les négociations.

3. Enquête et gestion de la succession

L’enquête et la gestion de la succession sont menées par les héritiers ou les exécuteurs testamentaires. Les notaires n’enquêtent pas et ne gèrent pas la propriété.

4. Exécution de la distribution de la succession

L’exécution réelle de la distribution de la succession, telle que la clôture/le retrait de compte bancaire et le transfert de titre immobilier, est menée par les héritiers. Les notaires n’exécutent pas et ne supervisent pas la distribution de la succession.

5. Déclaration de l’impôt sur les successions

La déclaration de l’impôt sur les successions est faite par les héritiers aux autorités fiscales. Les notaires n’ont aucune implication.

6. Enregistrement de la succession immobilière

L’enregistrement de la succession immobilière est fait aux Bureaux des Affaires Juridiques. Les notaires ne s’impliquent pas dans les procédures d’enregistrement.

Comparaison avec les systèmes notariaux occidentaux

Notaires occidentaux (Surtout les pays de droit civil)

Rôles principaux :

 
• Création et garde de testament

 

• Identification des héritiers

 

• Création d’inventaire successoral

 

• Supervision du partage successoral

 

• Gestion de la succession

 

• Soutien à la déclaration de l’impôt sur les successions

Dans de nombreux pays de droit civil, les notaires jouent des rôles centraux tout au long des procédures de succession, et leur implication est souvent légalement requise.

Notaires japonais

Rôles principaux :

 
• Création de testament notarié (un choix facultatif)

 

• Scellement de testament secret (facultatif et rarement utilisé)

 

• Authentification de documents (facultatif)

Les notaires japonais ne remplissent aucun rôle légalement requis dans les procédures de succession. Beaucoup de gens choisissent les testaments olographes, et la majorité ne créent pas de testament du tout. L’implication du notaire dans les procédures de succession est entièrement facultative.

Principales différences

Points pratiques importants

1. Éviter les attentes excessives envers les notaires

Lorsque les professionnels internationaux de la succession traitent des cas japonais, s’attendre à ce que « les procédures progressent en sollicitant des notaires » est incorrect. Les notaires japonais ne remplissent aucun rôle légalement requis dans les procédures de succession. Même lors de la création de testaments, les testaments notariés et les testaments secrets sont simplement des choix facultatifs ; beaucoup de gens choisissent les testaments olographes, et la majorité ne créent pas de testament du tout.

2. Implication du notaire dans la création du testament (Facultatif)

Lorsque les défunts créent des testaments au Japon de leur vivant, les testaments notariés sont une option utile. Puisque l’homologation n’est pas nécessaire et que l’exécution immédiate est possible, les procédures de succession sont rationalisées. Cependant, ceci n’est pas légalement requis ; les testaments olographes sont également valides, et même sans laisser de testament, les procédures de succession sont complétées par la succession légale.

3. L’authentification de l’accord de partage successoral est facultative

L’authentification notariée des accords de partage successoral n’est pas légalement requise ; les sceaux enregistrés et les certificats d’enregistrement de sceau sont généralement suffisants. La demande d’authentification notariée ne se fait que lorsqu’une assurance particulièrement forte de l’authenticité du document est souhaitée. Des accords de partage successoral valides peuvent être créés sans authentification notariée.

4. Les héritiers sont les principaux acteurs des procédures de succession

Les procédures de succession japonaises sont essentiellement menées avec les héritiers eux-mêmes comme principaux acteurs. Les notaires peuvent éventuellement s’impliquer dans des aspects spécifiques mais ne remplissent aucun rôle requis.

5. Sélection des professionnels

Les professionnels pratiquement importants dans les procédures de succession japonaises sont :

Avocats (bengoshi) : Représentation pour l’accord de partage successoral, résolution des litiges successoraux

Scribes judiciaires (shiho shoshi) : Enregistrement de la succession immobilière, collecte de koseki

Comptables fiscaux (zeirishi) : Déclaration de l’impôt sur les successions

Scribes administratifs (gyosei shoshi) : Soutien à la préparation du document d’accord de partage successoral, collecte de koseki (limitée aux demandes des héritiers)

Les notaires ont une position différente de ces professionnels, et leur implication est entièrement facultative.

Points importants pour les généalogistes successoraux

1. Les notaires ne recherchent pas les héritiers

Les notaires japonais n’enquêtent pas et ne recherchent pas les héritiers. Lorsque la localisation des héritiers est inconnue, une consultation spécialisée séparée est nécessaire.

2. Les notaires ne gèrent pas les successions

Les notaires n’ont pas l’autorité de gérer ou de préserver les biens hérités. Lorsque des administrateurs de succession sont nécessaires, une pétition au tribunal de la famille est requise.

3. Les notaires ne traitent pas les procédures de succession

Les notaires ne traitent pas les procédures de succession spécifiques telles que le retrait de dépôts bancaires ou le transfert de titre immobilier.

4. Contraintes linguistiques

Les bureaux de notaires japonais répondent essentiellement uniquement en japonais. La création d’actes notariés en langues étrangères nécessite des interprètes et est souvent difficile en pratique.

5. L’implication du notaire est entièrement facultative

Dans les procédures de succession japonaises, l’implication du notaire n’est jamais légalement requise. La succession sans testament, la succession par testament olographe, la succession par accord de partage successoral sans authentification notariée — toutes sont complètement valides.

Conclusion

Le rôle des notaires dans les procédures de succession japonaises est extrêmement limité par rapport aux pays occidentaux. Plus important encore, dans les procédures de succession japonaises, l’implication du notaire n’est jamais légalement requise et est entièrement facultative.

Les testaments notariés et les testaments secrets sont simplement des options parmi trois formats de testament. Beaucoup de gens choisissent les testaments olographes, et la majorité ne créent pas de testament du tout. Même sans laisser de testament, les procédures de succession sont complétées par la succession légale.

L’authentification notariée des accords de partage successoral est également facultative ; les sceaux enregistrés et les certificats d’enregistrement de sceau sont suffisants. Les documents notariés liés à l’exécution du testament sont également facultatifs.

Les procédures de succession elles-mêmes sont essentiellement menées avec les héritiers comme principaux acteurs. Les notaires n’effectuent pas l’identification des héritiers, l’enquête/gestion de la succession, la supervision du partage successoral ou l’exécution de la distribution des actifs.

Notre institut fournit des services de soutien pour les cas de succession internationale, y compris l’analyse de koseki et la recherche de base sur les relations familiales. N’hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés avec des cas de succession japonaise.

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Lois de référence :

 
• Loi sur le notariat (Notary Public Act)

 

• Code civil Partie 5 « Succession »

 

• Ordonnance sur les honoraires des notaires publics