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先祖調査・家族人物事典編纂サービス約款
系図系譜学研究所
第１節 総則
第１条（目的）
先祖調査・家族人物事典編纂サービス約款（以下「本約款」という。）は、系図系譜学研究所（以下「当研究所」という。）が提供する先祖調査・家族人物事典編纂とこれに附随するすべてのサービス（以下「本サービス」という。）の利用条件を定めることを目的とする。
２ 本サービスは、探索対象の発見及び家族人物事典の編纂に向けた調査、分析及び編纂作業の遂行を目的とする。
第２条（正文及び副文）
本約款は、日本語を正文とする。
２ 本約款につき、日本語以外の言語による翻訳文が作成された場合でも、日本語の正文のみが約款としての効力を有するものとし、当該翻訳文にはいかなる効力も有しないものとする。
第３条（適用）
依頼人は、本サービスの第１段階の着手金を支払った時に、本約款の全条項に同意し、依頼の目的が第１３条第１項第四号に該当しないことを宣言したものとみなす。
２ 問い合わせ人は、問い合わせをした時に、本約款の問い合わせ人についてのすべての定めに同意したものとみなす。
３ 本サービスに関する個別の合意が書面により成立した場合は、当該個別の合意は、本約款に反しない範囲において効力を有する。
第４条（定義）
本約款において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
一 依頼人 本サービスを申し込んだ個人をいう。
二 問い合わせ人 当研究所に対し本サービスに関して問い合わせた者をいう。
三 探索対象 依頼人の直系尊属、菩提寺、祖先の居住地ないし所有地など依頼人が探索を希望し、当研究所が合意したものをいう。
四 調査段階 当研究所が裁量により区切る調査の各段階をいう。
五 着手金 各調査段階の開始にあたり当研究所が事前に受領する金銭をいう。
六 実費 交通費、宿泊費、文書取得費、郵送費、入館料その他調査の遂行に要した諸費用をいう。
七 成果物 当研究所が作成し又は収集した調査報告書、家系図、写真データ、郵送調査用宛先リストその他調査の過程において依頼人に提供するために作成された一切の資料及び家族人物事典の原稿をいう。
第５条（依頼人が提供すべき証明書類）
依頼人は、本サービスの利用にあたり、次の各号に掲げる証明書類の写しをあらかじめ当研究所に提出するものとする。
一 依頼人本人の本人確認書類（パスポート、運転免許証その他の公的身分証明書）
二 日本国籍を有していた先祖と依頼人との親族関係を証明する公的書類（出生証明書、帰化証明書、婚姻証明書等）
第６条（通信方法）
当研究所及び依頼人並びに問い合わせ人との通信は、書面（電子メール及びメッセージアプリを含む。）によるものとする。電話及びビデオ通話によることはできない。
第７条（仲介案件）
仲介者を経由した案件であっても、依頼人と当研究所との間で契約を直接締結しなければ効力を生じない。
２ 費用の支払は依頼人が当研究所に対して直接するものとする。
第８条（守秘義務）
当研究所は、問い合わせ人、依頼人並びに情報提供者から提供された情報及び探索対象に関する情報のうち公開されていないもの及び守秘指定を受けたものについて守秘義務を負う。
２ 依頼人及び仲介者は、当研究所が守秘指定をしたときは、当研究所の名称、所在地及び担当者名その他の情報について守秘義務を負う。
３ 依頼人及び仲介者は、情報提供者から提供された情報及び探索対象に関する情報のうち守秘指定を受けたものについて守秘義務を負う。
第２節 サービス
第９条（サービスの内容）
当研究所は、本サービスとして次の各号に掲げる業務を提供する。
一 戸籍謄本・除籍謄本・改製原戸籍その他戸籍関係文書の分析
二 戸籍取得方法に関する助言（戸籍の代理申請を含まない。）
三 ネット電話帳・住宅地図・ストリートビュー等を用いたオンライン調査及び分析
四 国立国会図書館、東京都立図書館その他の東京都内の図書館等の調査
五 墓地、図書館、文書館、郷土資料館、法務局等における現地調査及び分析
六 郵送調査のための宛先リスト及び文面の作成
七 宗門人別改帳、分限帳、検地帳その他の古文書の調査及び分析
八 同姓世帯及び寺院等への郵送調査
九 過去帳、位牌、墓碑、墓地台帳その他の寺院・墓地関係文書の調査及び分析
十 子孫、縁戚及び郷土史家へのインタビュー
十一 家族人物事典の編纂及び家系図の作成
十二 前各号に付随する業務
２ 各調査段階において実施する業務は、調査の進展状況に応じて当研究所が裁量により決定する。
第１０条（要配慮調査における特則）
依頼人が第５条に定める証明書類を提出しない場合は、前条第１項第八号から第十号までのサービスは提供されない。
２ 前項の場合において、前項のサービスの実施が他のサービスの履行のために必要であるときは、当研究所は、依頼人に対し、依頼人自ら前項のサービスに相当する作業を実施することを要求することができる。このとき、当研究所は、依頼人自ら前項のサービスに相当する作業を実施し、当該サービスによって取得することが期待される情報を取得するまで、又は、第５条の証明書が提出されるまで、前項のサービスの実施を前提とする業務を停止し、履行を拒否することができる。
第１１条（サービスの地理的範囲）
本サービスが対象とする調査は、現在の日本国内における調査に限定される。
２ 旧日本統治地域（台湾・朝鮮・満洲・樺太・南洋諸島等）における調査は対象としない。
３ 先祖が旧日本統治地域に居住していた場合は、現在の日本国内に残存する記録（本土戸籍・寺院記録・土地記録等）の範囲内においてのみ調査を行う。
第１２条（現地調査における制約）
当研究所は、気温25度以上の環境における30分を超える屋外調査を実施しない。
２ 当研究所は、積雪地域における冬季の現地調査を実施しない。
３ 当研究所は、14時以降の墓地調査を実施しない。
第１３条（サービスの対象外）
次の各号に掲げる業務は、本サービスの対象外とする。
一 戸籍その他の公文書であって申請資格が法令により制限されているものについて、依頼人に代わって申請すること。
二 日本国外（旧植民地及び旧委任統治領を含む。）における調査
三 生存個人の捜索を単独の目的とする案件（先祖調査又は家族人物事典編纂の一環としての生存親族探索はこの限りでない。）
四 日本における遺産相続を目的とする相続人の探索及び相続人との遺産相続に関する契約の交渉並びに締結
２ 前項第四号に該当すること又はProbate genealogyの一環として本サービスの提供を受けることが依頼人、問い合わせ人又は仲介者の目的であることが判明したときは、第９条第１項第八号から第十号までのサービス及びその履行を前提とするサービスは提供されない。この場合、当研究所は契約を解除し、既払着手金の返金を要しない。
第１４条（相続手続開始時の特則）
依頼人及び仲介者は、着手金を支払った後に相続が開始したことにより、前条第１項第四号の事務をする必要が生じた時は、直ちに当研究所にその旨通知しなければならない。
２ 前項の場合において、第９条第１項第八号から第十号までのサービスの一部又は全部が既に履行されていたときは、依頼人は、相続手続を弁護士に依頼するものとし、Probate genealogistに依頼することはできない。
３ 前々項の場合において、そのサービスの全部が未だ履行されていないときは、当研究所は、依頼人が弁護士に相続手続を依頼したことを確認するまで、当該サービス及びその履行を前提とするサービスの履行を停止し、履行を拒否することができる。ただし、依頼人自ら第９条第１項第八号から第十号までのサービスに相当する作業を実施し、当該サービスによって取得することが期待される情報を取得したときは、当研究所は、当該サービスの履行を前提とするサービスを履行するものとする。
４ 依頼人が相当期間内に弁護士への依頼をしたことを確認できず、前項の作業を実施しないときは、当研究所は契約を解除し、既払着手金の返金を要しない。
第３節 料金
第１５条（報酬体系）
着手金の額は、当研究所が実際に受領した金額とする。
２ 最低着手金は、当研究所のウェブサイトに定める。
３ 標準時間報酬は１時間あたり金20,000円（税別）とする。ただし、期間限定割引その他当研究所が別途設定する条件が充足される場合はこの限りでない。
４ 作業時間報酬及び実費は、支払われた着手金から順次差し引く。
第１６条（段階制支払システム）
本サービスは、段階制支払システムを採用する。固定料金制及び成功報酬制は採用しない。
２ 当研究所は、調査の進行に応じて随時調査段階を区切り、依頼人に通知する。各調査段階の区切りは当研究所が裁量により決定する。
３ 当研究所は、依頼人に対し、直近の調査段階のおおまかな作業の内容及び目標と着手金の額を提示する。
４ 当研究所は、第１段階の着手金の全額の入金を確認したときは、速やかに作業を開始する。入金が確認されるまで、作業は開始されない。
５ 当研究所は、前々項で提示した作業内容に拘束されず、専門家としての裁量に基づき、調査の状況に応じた作業を行うことを優先するものとする。
６ 各調査段階において予定された目標を実現する前に着手金の残高が僅少となった時、又は、次の作業を行うのに着手金の残高が不足する時は、当研究所は、作業を停止し中間報告書を作成して調査段階を完了するものとする。この時、残りの作業は次の調査段階に先延ばされ、当研究所は、依頼人に対し、追加払い又は調査終了のいずれかを選択するよう求める。
７ 依頼人が追加払いを選択した場合は、当研究所が追加の着手金を受領したときに作業を再開する。
８ 依頼人が調査終了を選択した場合は、当該段階における調査結果の報告をもって当研究所の債務は消滅する。
第１７条（前払い・送金条件）
着手金は全額前払いとする。
２ 為替リスク及び送金手数料は、依頼人の負担とする。
３ 支払方法は、当研究所が指定する方法による。
４ 支払通貨は、日本円とする。ただし、個別の合意によって、米ドル、ユーロその他の通貨とすることを妨げない。
５ 依頼人は、送金したときは、当研究所が指定する方法により速やかに送金完了の通知を行うものとする。
第１８条（キャンセル・返金）
本サービスの性質上、いかなる場合においても、依頼人は、キャンセル及び返金を請求することができない。
２ 依頼人は、支払手続を完了したことにより、いかなる事情によっても支払サービス事業者に対するチャージバック及び決済異議申立てを行わないことを承諾したものとみなす。この承諾は、撤回することができない。
３ 着手金は調査業務及び家族人物事典編纂業務の専門知識に基づく作業及び実費に対する対価であり、探索対象の発見を保証するものではない。
４ 着手金の残高が残存する段階において探索対象が発見された場合、残高は、取得文書の翻訳ないし解説、家族人物事典の編纂、家系図作成、追加的な先祖調査その他の附随業務に充当される。
第４節 成果物
第１９条（成果物の納品）
当研究所は、次の各号に定める中間の調査段階における成果物を、各調査段階の完了時を含め、調査中適切な間隔で交付する。
一 中間報告書
二 資料画像
三 地図（墓地、居住地、所有地等が判明したときに限る。）
四 現地写真（現地調査に行ったときに限る。）
２ 最終の成果物は、次の各号に定めるものを最終の調査段階を完了した時に納品する。ただし、いずれも判明しなかったときは、この限りでない。
一 原稿データ（Word又はPDF）
二 収集写真データ（JPEG又はPNG）
三 現地調査写真データ（JPEG又はPNG）
四 住宅位置図および間取り図データ（PDF、JPEG又はPNG）
五 墓地配置図データ（PDF、JPEG又はPNG）
六 提供可能な収集資料（機関・専門家への問い合わせメールなど）
七 家系図データ（Googleスプレッドシート又はExcel）
八 墓地、居住地、所有地その他の関連地点の地図（Googleマイマップ）
３ 成果物の納品は、電子メール又はクラウドサービスを通じてデジタルデータとして納品を原則とする。
４ 成果物を納品した後に偶発的に新たな情報が判明したときは、当研究所は依頼人に対して無償で通知する。
第２０条（成果不保証）
本サービスは、探索対象の発見及び家族人物事典の編纂に向けた調査及び分析の遂行を目的とするものであって、探索対象の発見及び情報の確定その他特定の成果の実現を保証するものではない。
２ 依頼人は、探索対象が発見できない可能性が相当程度存在することをあらかじめ承知する。
３ 探索対象が発見できなかった場合であっても、既払費用の返金は行わない。
４ 依頼人は、探索対象の発見及び情報の確定その他特定の成果の実現がなされなかったことを理由として、決済機関に対し、チャージバック及び決済異議を申立てることはできず、又、当研究所に対し、返金及び損害賠償を請求することはできない。
第５節 雑則
第２１条（サンプル、紹介及び推薦状）
依頼人及び問い合わせ人は、当研究所に対し、既存の依頼人の紹介及び推薦状の提供を求めることができない。
２ 依頼人及び問い合わせ人は、書面による明示の個別合意がある場合を除き、作業サンプルの提供を求めることはできない。
第２２条（総額、総所要時間、内訳の提示）
依頼人及び問い合わせ人は、当研究所に対し、総額、総所要時間、個別の調査段階における所要時間及びそれぞれの内訳の提示を求めることができない。
第２３条（注意事項）
依頼人は、次の各号に掲げる事項についてあらかじめ承諾及び承知するものとする。
一 所要時間、総費用及び調査過程は、これを事前に予測することは不可能であり、当研究所は、これに関する見通しが実現することを確約しない。
二 調査の進行は個性的かつ流動的であって、調査過程、費目及び所要時間の内訳及び典型的な調査過程は提示することができない。
三 文書・記録の残存状況、情報提供者の協力の有無、調査対象地域の特性その他の諸事情により、探索対象の発見の可否、調査の難易度及び所要期間は大幅に変動することがある。
四 当初の想定地域とは異なる地域での調査が必要と判明した場合、当研究所は、既払着手金の範囲内で当該新たな調査地域における調査を継続する。ただし、調査地域の変更により費用が増大することが予想される場合は、調査を停止して追加払いを求めることがある。
五 Probate genealogyは、日本国内においては振り込め詐欺との類似性が極めて高く、これに当研究所が関与した場合には、当研究所の名誉又は信用が毀損されるおそれがある。
六 pProbate genealogyの一環として本サービスの提供を受けるという目的又は第１３条第１項第四号のサービスの提供を受けるという目的を秘匿して本サービスを申し込む行為は、当研究所に対し、契約上の重要な事項を欺罔する行為に当たる。
第６節 法令及び紛争解決
第２４条（解釈適用及び紛争の解決）
当研究所及び依頼人は、本約款及び個別合意の解釈に疑義がある場合は、誠実に協議するものとする。
第２５条（損害賠償及び違約金）
当研究所の損害賠償責任は、当研究所の故意又は重大な過失による場合を除き、損害が生じた調査段階について依頼人が当研究所に支払った金額の半額を上限とする。
２ 当研究所は、依頼人及び問い合わせ人の行為から生じたいかなる損害についても責任を負わない。見積もり、中間報告書、最終報告書その他成果物の利用により依頼人、問い合わせ人又は第三者に生じた損害について、当研究所は責任を負わない。
３ 当研究所が第三者に対して損害賠償責任を負った場合において、その原因が依頼人又は問い合わせ人の行為にあるときは、当研究所は依頼人及び問い合わせ人に対して求償することができ、依頼人及び問い合わせ人は当研究所に全額を賠償しなければならない。
４ 依頼人及び問い合わせ人の行為が当研究所の名誉又は信用を毀損した場合、依頼人及び問い合わせ人は当研究所に生じた損害を賠償しなければならない。
５ 依頼人及び問い合わせ人は、本約款に反して当研究所に損害を生じさせたときは、当研究所に対し、損害を賠償しなければならない。
６ 第８条第２項及び第３項に違反したことによって生じた費用及び損害は、依頼人が負うものとし、当研究所は、依頼人に対し、その賠償を請求することができる。
７ 依頼人の指図に従って当研究所がした行為によって生じた損害及び本サービスの遂行上の支障は、依頼人が負うものとし、当研究所は責任を負わない。
８ 第１３条第２項に該当する場合において第９条第１項第八号から第十号までのサービスの一部又は全部が履行済みであるとき、及び第１４条第１項に反して通知を怠ったとき、又は同条第２項に反してProbate genealogistに依頼したときは、依頼人及び仲介者は、当研究所に対し、その履行を含む調査段階の着手金の３倍の金額又は当研究所の名誉若しくは信用の毀損によって生じた損害の額のいずれか高い方を違約金として支払わなければならない。当研究所の名誉又は信用の毀損によって生じた損害の算定が困難な場合は、当該着手金の３倍の金額を損害額とみなす。
第２６条（AI利用に関する責任及び権利の制限）
当研究所のWebサイト、メールその他でのやりとり、報告書その他の成果物を依頼人及び問い合わせ人がAIに分析させた結果として依頼人及び問い合わせ人に誤解が生じたとしても、当研究所は、一切の責任を負わない。
２ 当研究所は、AIに誤読させないようなWebサイト、メールその他でのやりとり、報告書その他の成果物を提供することを要しない。
３ 依頼人又は問い合わせ人は、当研究所に対し、当研究所のWebサイト、メールその他でのやりとり、報告書その他の成果物についてのAIによる分析結果に基づいて、いかなる要求もすることはできない。
第２７条（準拠法及び管轄）
本約款及び本サービスに関する一切の法律関係は、日本法によるものとする。依頼人及び問い合わせ人の国籍国又は居住国の法令は、適用されない。
２ 本約款又は本サービスに関する紛争については、宇都宮地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。
３ 本サービスには日本の商慣習のみが適用される。推薦状の提供要求、成果報酬制その他依頼人並びに問い合わせ人の属する国並びに業界の商慣習及び国際的な商慣習は、一切適用されない。
第２８条（約款の変更）
当研究所は、任意の時期に本約款を変更することができる。変更後の約款は、当研究所ウェブサイトへの掲載をもってその効力を生じる。
２ 変更後の本約款は、変更前に支払った調査段階には適用されない。
附 則
本約款は、2026年3月10日から施行する。
For reference only: An English translation is provided below; however, as the governing law and agreed jurisdiction are Japanese, only the Japanese authentic text shall have effect as the Terms and Conditions, and this translation shall have no effect whatsoever. Please ensure that you verify the meaning of the Japanese original text using your own translation tools or AI.
Terms and Conditions for Ancestry Research and Family Biographical Dictionary Compilation Services
Genealogical Institute of Japan
Chapter 1: General Provisions
Article 1 (Purpose)
(1) These Terms and Conditions for Ancestry Research and Family Biographical Dictionary Compilation Services (hereinafter “these Terms”) set out the conditions of use for all services provided by the Genealogical Institute of Japan (hereinafter “the Institute”), including ancestry research, family biographical dictionary compilation, and all ancillary services (hereinafter “the Services”).
(2) The Services are directed toward the conduct of research, analysis, and compilation work aimed at locating the subjects of investigation and compiling family biographical dictionaries.
Article 2 (Authentic Text and Translations)
(1) These Terms shall be authentic in the Japanese language.
(2) Even if a translation of these Terms is prepared in a language other than Japanese, only the Japanese authentic text shall have effect as the Terms, and no effect whatsoever shall attach to any such translation.
Article 3 (Applicability)
(1) A Client shall be deemed to have consented to all provisions of these Terms and to have declared that the purpose of the engagement does not fall under Article 13, Paragraph 1, Item (d), upon payment of the first-stage retainer for the Services.
(2) An Inquirer shall be deemed to have consented to all provisions of these Terms applicable to Inquirers upon making an inquiry.
(3) Where an individual agreement is concluded in writing with respect to the Services, such individual agreement shall be effective only to the extent that it does not conflict with these Terms.
Article 4 (Definitions)
(1) For the purposes of these Terms, the terms listed in each of the following items shall have the meanings set out in the respective items:
(a)”Client” means an individual who has applied for the Services.
(b)”Inquirer” means a person who has made an inquiry to the Institute regarding the Services.
(c)”Subjects of Investigation” means the Client’s lineal ascendants, family temples, ancestral residences or landholdings, and other matters that the Client wishes to investigate and to which the Institute has agreed.
(d)”Stage of Investigation” means each stage of the investigation as delimited at the Institute’s discretion.
(e)”Retainer” means the funds received by the Institute in advance at the commencement of each Stage of Investigation.
(f)”Actual Expenses” means transportation costs, accommodation costs, document acquisition costs, postage, admission fees, and all other expenses incurred in the conduct of the investigation.
(g)”Deliverables” means investigation reports, family trees, photographic data, mailing address lists for postal surveys, and all other materials created for delivery to the Client in the course of the investigation, as well as manuscripts for family biographical dictionaries, prepared or collected by the Institute.
Article 5 (Documentary Evidence to Be Provided by the Client)
(1) The Client shall, prior to using the Services, submit copies of the following documentary evidence to the Institute:
(a)Identity verification documents of the Client (passport, driver’s license, or other official identification documents).
(b)Official documents establishing the family relationship between the Client and the ancestor who held Japanese nationality (birth certificates, naturalization certificates, marriage certificates, etc.).
Article 6 (Method of Communication)
(1) All communications between the Institute and the Client or Inquirer shall be in writing (including electronic mail and messaging applications). Communication by telephone or video call is not permitted.
Article 7 (Referred Engagements)
(1) Even in cases where an engagement is introduced through an intermediary, no effect shall arise unless a contract is concluded directly between the Client and the Institute.
(2) Payment of fees shall be made directly by the Client to the Institute.
Article 8 (Confidentiality)
(1) The Institute shall bear a duty of confidentiality with respect to information provided by Inquirers, Clients, and information providers, as well as information relating to the Subjects of Investigation, that is not publicly disclosed or that has been designated as confidential.
(2) When the Institute designates information as confidential, the Client and any intermediary shall bear a duty of confidentiality with respect to the Institute’s name, address, the names of its personnel, and any other such information.
(3) The Client and any intermediary shall bear a duty of confidentiality with respect to information provided by information providers and information relating to the Subjects of Investigation that has been designated as confidential.
Chapter 2: Services
Article 9 (Content of Services)
(1) The Institute shall provide the following services as part of the Services:
(a)Analysis of koseki transcripts (family register transcripts), closed koseki transcripts, reconstructed original koseki, and other koseki-related documents.
(b)Advice on methods of applying for koseki (excluding proxy applications).
(c)Online research and analysis using online telephone directories, residential maps, Street View, and similar resources.
(d)Research at the National Diet Library, Tokyo Metropolitan Library, and other libraries within Tokyo.
(e)On-site investigation and analysis at cemeteries, libraries, archives, local history repositories, and the Legal Affairs Bureau.
(f)Preparation of mailing address lists and draft correspondence for postal surveys.
(g)Research and analysis of temple parishioner census registers (shumon ninbetsu aratame-cho), samurai registers (bunkinsho), land cadastres (kenchi-cho), and other historical documents.
(h)Postal surveys directed to households with the same surname and to temples and other institutions.
(i)Research and analysis of death registers (kakkocho), memorial tablets (ihai), grave markers, cemetery registers, and other temple- and cemetery-related documents.
(j)Interviews with descendants, collateral relatives, and local historians.
(k)Compilation of family biographical dictionaries and creation of family trees.
(l)Services ancillary to the foregoing.
(2) The specific services to be performed at each Stage of Investigation shall be determined by the Institute in its discretion in accordance with the progress of the investigation.
Article 10 (Special Provisions for Sensitive Research)
(1) Where the Client has not submitted the documentary evidence specified in Article 5, the services set out in Article 9, Paragraph 1, Items (h) through (j) shall not be provided.
(2) Where Paragraph 1 applies and the performance of the services referred to in that paragraph is necessary for the fulfillment of other services, the Institute may require the Client to carry out work equivalent to those services independently. In such case, the Institute may suspend and refuse to perform any service that is premised on the performance of the services referred to in Paragraph 1, until the Client has independently carried out equivalent work and obtained the information that would be expected to be obtained through such services, or until the documentary evidence under Article 5 has been submitted.
Article 11 (Geographic Scope of Services)
(1) The investigations covered by the Services are limited to investigations within the present territory of Japan.
(2) Investigations in territories formerly under Japanese rule (Taiwan, Korea, Manchuria, Sakhalin, the South Sea Islands, etc.) are excluded from the scope of the Services.
(3) Where an ancestor resided in a territory formerly under Japanese rule, research shall be conducted only within the scope of records remaining within the present territory of Japan (mainland family registers, temple records, land records, etc.).
Article 12 (Restrictions on On-Site Investigations)
(1) The Institute shall not conduct outdoor investigations exceeding thirty minutes in environments where the temperature is 25 degrees Celsius or above.
(2) The Institute shall not conduct on-site investigations in snow-covered regions during winter.
(3) The Institute shall not conduct cemetery investigations after 14:00.
Article 13 (Excluded Services)
(1) The following services are excluded from the scope of the Services:
(a)Applying on behalf of the Client for koseki or other official documents for which eligibility to apply is restricted by law.
(b)Investigations outside Japan (including former colonies and former mandated territories).
(c)Cases where the sole purpose is to locate a living individual (this exclusion does not apply to the tracing of living relatives as part of ancestry research or family biographical dictionary compilation).
(d)Locating heirs for the purpose of inheritance proceedings in Japan, and negotiating or concluding contracts with heirs regarding such inheritance.
(2) Where it becomes apparent that the purpose of the Client, Inquirer, or intermediary is the provision of services falling under Paragraph 1, Item (d), or the receipt of services as part of probate genealogy, the services set out in Article 9, Paragraph 1, Items (h) through (j), and any services premised thereon, shall not be provided. In such case, the Institute may terminate the contract and shall not be required to refund any retainer already paid.
Article 14 (Special Provisions Where Inheritance Proceedings Commence)
(1) Where, after payment of the retainer, circumstances arise that necessitate the Client attending to matters falling under Article 13, Paragraph 1, Item (d) due to the commencement of inheritance proceedings, the Client shall immediately notify the Institute accordingly.
(2) Where Paragraph 1 applies and some or all of the services set out in Article 9, Paragraph 1, Items (h) through (j) have already been performed, the Client shall retain an attorney to handle the inheritance proceedings and may not retain a probate genealogist.
(3) Where Paragraph 1 applies and none of those services have yet been performed, the Institute may suspend and refuse to perform those services and any services premised thereon until it is confirmed that the Client has retained an attorney for the inheritance proceedings. Notwithstanding the foregoing, where the Client has independently carried out work equivalent to those services and obtained the information that would be expected to be obtained through such services, the Institute shall perform the services premised thereon.
(4) Where the Institute is unable to confirm within a reasonable period that the Client has retained an attorney, and the Client does not carry out the work referred to in Paragraph 3, the Institute may terminate the contract and shall not be required to refund any retainer already paid.
Chapter 3: Fees
Article 15 (Fee Structure)
(1) The amount of the retainer shall be the amount actually received by the Institute.
(2) The minimum retainer shall be as set out on the Institute’s website.
(3) The standard hourly fee shall be JPY 20,000 per hour (exclusive of consumption tax); provided, however, that this shall not apply where a limited-time discount or other conditions separately established by the Institute are satisfied.
(4) Hourly fees for work performed and Actual Expenses shall be deducted from the paid retainer in sequence.
Article 16 (Staged Payment System)
(1) The Services shall operate on a staged payment system. Fixed-price arrangements and contingency fee arrangements shall not be adopted.
(2) The Institute shall delimit Stages of Investigation from time to time as the investigation progresses and shall notify the Client accordingly. The delimitation of each Stage of Investigation shall be determined by the Institute in its discretion.
(3) The Institute shall present to the Client a general description of the work and objectives for the immediately forthcoming Stage of Investigation, together with the retainer amount.
(4) Upon confirmation of receipt of the full retainer for the first stage, the Institute shall commence work promptly. Work shall not commence until receipt of payment is confirmed.
(5) The Institute shall not be bound by the description of work presented under Paragraph 3, and shall prioritize conducting work appropriate to the progress of the investigation, in the exercise of its professional discretion.
(6) Where the retainer balance becomes low before the objectives scheduled for a Stage of Investigation are achieved, or where the balance is insufficient to carry out the next step of work, the Institute shall suspend work, prepare an interim report, and complete the Stage of Investigation. The remaining work shall be deferred to the next Stage of Investigation, and the Institute shall request the Client to choose between making an additional payment or concluding the investigation.
(7) Where the Client elects to make an additional payment, work shall resume upon the Institute’s receipt of the additional retainer.
(8) Where the Client elects to conclude the investigation, the Institute’s obligations shall be extinguished upon delivery of the investigation results for that stage.
Article 17 (Advance Payment and Remittance Conditions)
(1) The retainer shall be paid in full in advance.
(2) Currency exchange risk and remittance fees shall be borne by the Client.
(3) Payment shall be made by the method designated by the Institute.
(4) The currency of payment shall be Japanese Yen; provided, however, that payment in US Dollars, Euros, or other currencies may be agreed upon individually.
(5) Upon making a remittance, the Client shall promptly notify the Institute of the completion of the remittance by the method designated by the Institute.
Article 18 (Cancellation and Refunds)
(1) By reason of the nature of the Services, the Client may not in any case request cancellation or a refund.
(2) By completing the payment process, the Client shall be deemed to have agreed not to initiate any chargeback or payment dispute with the payment service provider under any circumstances. This agreement is irrevocable.
(3) The retainer constitutes consideration for work performed on the basis of expertise in investigation and family biographical dictionary compilation, and does not guarantee the discovery of the Subjects of Investigation.
(4) Where the Subjects of Investigation are discovered while a balance of the retainer remains, the remaining balance shall be applied toward the translation or explanation of obtained documents, the compilation of a family biographical dictionary, the creation of a family tree, additional ancestry research, and other ancillary services.
Chapter 4: Deliverables
Article 19 (Delivery of Deliverables)
(1) The Institute shall deliver interim Deliverables at each intermediate Stage of Investigation, including at the completion of each Stage of Investigation, and at appropriate intervals during the investigation. Interim Deliverables shall consist of the following:
(a)Interim investigation reports.
(b)Images of collected materials.
(c)Maps (only where the location of cemeteries, residences, landholdings, etc. has been ascertained).
(d)On-site photographs (only where an on-site investigation has been conducted).
(2) Final Deliverables shall be delivered upon completion of the final Stage of Investigation and shall consist of the following, provided that items not ascertained shall be excluded:
(a)Manuscript data (Word or PDF).
(b)Collected photographic data (JPEG or PNG).
(c)On-site investigation photographic data (JPEG or PNG).
(d)Residential location maps and floor plan data (PDF, JPEG, or PNG).
(e)Cemetery layout data (PDF, JPEG, or PNG).
(f)Collected materials available for provision (such as inquiry correspondence sent to institutions and specialists).
(g)Family tree data (Google Sheets or Excel).
(h)Maps of cemeteries, residences, landholdings, and other relevant locations (Google My Maps).
(3) Deliverables shall in principle be delivered as digital data via electronic mail or cloud services.
(4) Where information incidentally comes to light after the delivery of Deliverables, the Institute shall notify the Client thereof free of charge.
Article 20 (No Guarantee of Results)
(1) The Services are directed toward the conduct of research and analysis aimed at locating the Subjects of Investigation and compiling family biographical dictionaries, and do not guarantee the discovery of the Subjects of Investigation, the confirmation of information, or the achievement of any other specific outcome.
(2) The Client acknowledges in advance that there is a substantial possibility that the Subjects of Investigation may not be discovered.
(3) Even where the Subjects of Investigation cannot be discovered, no refund of fees already paid shall be made.
(4) The Client may not, on the grounds that the Subjects of Investigation were not discovered or that information was not confirmed or other specific outcomes were not achieved, initiate a chargeback or payment dispute with a payment institution, or request a refund from or claim damages against the Institute.
Chapter 5: Miscellaneous
Article 21 (Samples, Introductions, and References)
(1) Neither the Client nor any Inquirer may request the Institute to provide an introduction to, or a reference letter from, any existing Client.
(2) Neither the Client nor any Inquirer may request the provision of work samples except where an explicit individual agreement to that effect has been concluded in writing.
Article 22 (Disclosure of Total Amounts, Total Time, and Breakdowns)
(1) Neither the Client nor any Inquirer may request the Institute to disclose the total amount of fees, the total time required, the time required for individual Stages of Investigation, or any breakdown thereof.
Article 23 (Acknowledgements)
(1) The Client hereby acknowledges and agrees to the following:
(a)It is impossible to predict in advance the time required, the total cost, or the course of the investigation, and the Institute does not warrant that any projections in this regard will be realized.
(b)The progress of the investigation is individual and fluid; the course of the investigation, the categories of expenses, and the breakdown of time cannot be presented, and it is not possible to present a typical course of investigation.
(c)Whether or not the Subjects of Investigation can be discovered, the difficulty of the investigation, and the time required may vary significantly depending on the state of preservation of documents and records, the cooperation of information providers, the characteristics of the region under investigation, and other circumstances.
(d)Where it becomes apparent that investigation in a region different from the initially anticipated region is required, the Institute shall continue the investigation in that new region within the scope of the retainer already paid; provided, however, that where the change in the region of investigation is expected to result in an increase in costs, the Institute may suspend the investigation and request an additional payment.
(e)Probate genealogy bears an extremely strong resemblance to wire fraud as practiced in Japan, and involvement by the Institute in such matters carries a risk of harm to the Institute’s reputation and goodwill.
(f)The act of applying for the Services while concealing the purpose of receiving services as part of probate genealogy, or receiving services falling under Article 13, Paragraph 1, Item (d), constitutes deception of the Institute with respect to a material matter under the contract.
Chapter 6: Governing Law and Dispute Resolution
Article 24 (Interpretation and Dispute Resolution)
(1) Where any doubt arises as to the interpretation of these Terms or any individual agreement, the Institute and the Client shall consult in good faith.
Article 25 (Damages and Penalties)
(1) The Institute’s liability for damages shall, except in cases of the Institute’s willful misconduct or gross negligence, be limited to one-half of the retainer paid by the Client for the Stage of Investigation in which the damage occurred.
(2) The Institute shall bear no liability for any damage arising from the acts of the Client or Inquirer. The Institute shall bear no liability for any damage caused to the Client, Inquirer, or any third party as a result of the use of estimates, interim reports, final reports, or other Deliverables.
(3) Where the Institute incurs liability for damages to a third party and the cause thereof lies in the acts of the Client or Inquirer, the Institute may seek indemnification from the Client and Inquirer, who shall compensate the Institute in full.
(4) Where the acts of the Client or Inquirer harm the Institute’s reputation or goodwill, the Client and Inquirer shall compensate the Institute for all damage thereby caused.
(5) Where the Client or Inquirer causes damage to the Institute in breach of these Terms, the Client or Inquirer shall compensate the Institute for such damage.
(6) Costs and damages arising from a breach of Article 8, Paragraphs 2 or 3, shall be borne by the Client, and the Institute may claim compensation therefor from the Client.
(7) Damage and obstacles to the performance of the Services arising from acts performed by the Institute at the direction of the Client shall be borne by the Client, and the Institute shall bear no liability therefor.
(8) Where Article 13, Paragraph 2 applies and some or all of the services set out in Article 9, Paragraph 1, Items (h) through (j) have been performed; or where notification is not given in breach of Article 14, Paragraph 1; or where a probate genealogist is retained in breach of Article 14, Paragraph 2, the Client and any intermediary shall pay to the Institute, as a penalty, whichever is the greater of: three times the retainer for the Stage of Investigation including such performance; or the amount of damage caused by harm to the Institute’s reputation or goodwill. Where the damage caused by harm to the Institute’s reputation or goodwill is difficult to calculate, three times the retainer for that Stage of Investigation shall be deemed the amount of such damage.
Article 26 (Liability and Limitations on Rights Regarding Use of AI)
(1) The Institute shall bear no liability whatsoever where misunderstandings arise on the part of the Client or Inquirer as a result of the Client or Inquirer causing AI to analyze the Institute’s website, email and other communications, reports, or other Deliverables.
(2) The Institute is not required to provide a website, email and other communications, reports, or other Deliverables designed to prevent misreading by AI.
(3) Neither the Client nor any Inquirer may make any demand of the Institute based on the results of AI analysis of the Institute’s website, email and other communications, reports, or other Deliverables.
Article 27 (Governing Law and Jurisdiction)
(1) All legal relationships arising under these Terms and the Services shall be governed by the laws of Japan. The laws of the country of nationality or residence of the Client or Inquirer shall not apply.
(2) The Utsunomiya District Court shall have exclusive jurisdiction as the court of first instance for any dispute arising under these Terms or the Services.
(3) Only Japanese business customs shall apply to the Services. Business customs of the countries and industries to which the Client and Inquirer belong, and international business customs, including demands for references, contingency fee arrangements, and the like, shall not apply in any respect.
Article 28 (Amendment of Terms)
(1) The Institute may amend these Terms at any time. Amended Terms shall take effect upon publication on the Institute’s website.
(2) Amended Terms shall not apply to Stages of Investigation for which payment was made prior to the amendment.
Supplementary Provisions
These Terms shall come into effect on 10 March 2026.
